Organizarea de evenimente corporate este o activitate profitabila care incepe sa castige din ce in ce mai mult teren in tara noastra. Castigurile sunt nelimitate si potentialul urias, dar efortul depus nu este de neglijat. Un event planner trebuie sa fie foarte ambitios, motivat, perseverent si nu il ultimul rand organizat si calculat. Totul trebuie sa iasa perfect pentru a-si primi plata si asigura colaborari repetitive. Clientii se pot intoarce sau pot aduce alti potentiali clienti.

Ca in orice alt domeniu nou aparut, organizarea de evenimente corporate are avantajele si dezavantajele sale. Cateva dintre avantajele sale ar fi:

1. Evenimentele sunt o posibilitate de promovare personala

In cadrul unui eveniment cel care s-a ocupat de planificare si organizare isi poate gasi parteneri, sponsori sau chiar clienti. Organizat pentru angajati sau pentru publicul larg, orice eveniment presupune contact cu persoane noi ceea ce poate duce la noi colaborari. Un brand va primi o fata umana ceea ce va ajuta la promovarea sa, lucru valabil si pentru evenimentele desfasurate doar online: live streaming, live chatting pe canalul dedicat evenimentului, etc.

2. Evenimentul promoveaza brandul

Toata atentia va fi pe brandul promovat: decorul, atmosfera, programul evenimentului , toate vor fi influentate de brand si sunt folosite pentru a sustine brandul.

3. Printr-un eveniment se transmit mesaje alese cu atentie

Gazda evenimentului este cea care are control total asupra tuturor detaliilor legate de eveniment, inclusiv asupra mesajelor care vor fi transmise publicului. Aceasta va elabora conceptul de baza al evenimentului, executia creativa, decorul, programul si mesajele transmise. Gazda alege cand vrea sa vorbeasca, ce vrea sa spuna si mai ales modalitatea in care vrea sa fie receptata. Aceasta este un fel de papusar din spatele cortinei, iar participantii sunt papusile care aud ce vrea el.

Etapele planificarii si organizarii de evenimente corporate:

Privit din afara, un eveniment corporate este usor de organizat, dar din interior lucrurile se complica putin. Este vorba de o serie de pasi care trebuie urmati denumiti etape.

1. Stabilire de obiective

Orice eveniment care se cere planificat si organizat trebuie sa aiba niste obiective clare si bine definite, usor de inteles de catre orice persoana. Cateva exemple de obiective ar fi:

• Anuntarea indr-un cadru elaborat a unor informatii importante – lansare de produs, extinderea companiei, extinderea pietei de desfacere, etc.
• Crearea unei legaturi mai stranse cu publicul – divertisment dedicat publicului larg sau eveniment adresat angajatilor: temabuilding, petrecere.
• Cresterea vizibilitatii si promovarea brandului.
• Imbunatatirea relatiilor cu presa.
• Atragerea de noi clienti.
• Imbunatatirea imaginii companiei.

2. Stabilirea publicului tinta

Organizarea unui eveniment corporate se bazeaza pe starnirea unei reactii din partea publicului tinta. O campanie bine tintita si un public tinta bine ales fac o echipa exceptionala. Cunoasterea publicului tinta reprezinta cunoasterea oportunitatilor, dar si a amenintarilor. Publicul tinta este format atat din cei care participa la eveniment, cat si din cei care vor sa il saboteze.

3. Alegerea tipului de eveniment

Un eveniment poate iesi foarte bine chiar daca nu reprezinta un punct major din viata unei companii sau daca nu are un obiectiv foarte sus tintit. Tipul evenimentului este determinat de obiectivele clientului, de publicul tinta si de bugetul de care clientul dispune. Luand in considerare acesti trei importanti factori se va decide daca evenimentul va fi tinut offline pentru ca gazda si publicul sa ia contact direct sau online unde interactiunea se va face prin conexiunea la internet. Evenimentele offline sunt mult mai costisitoare decat cele online si necesita mult mai mult timp pentru organizare.

Organizarea de evenimente corporate cere timp si atentie la detalii, organizare a agendei, negociere, perseverenta si perfectionism, dar nu este o activitate imposibil de realizat.